Rilevazione presenze e controllo accessi nelle scuole elementari, materne e superiori

Automatizzare il flusso di ingresso negli edifici scolastici rilevando l’identità e l’ora di entrata di ciascun studente e personale può essere il primo passo per sviluppare un sistema integrato scolastico che aiuti a incrementare la sicurezza delle proprie strutture e automatizzi alcuni processi che altrimenti sarebbero soggetti a errori ed inefficienze.

La rilevazione dei dati di accesso e presenze nelle scuole

Obiettivi:

– Controllare e amministrare l’accesso alle strutture scolastiche, con la possibilità di permettere l’ingresso al solo personale autorizzato in determinate aree e in determinate finestre temporali attraverso tornelli elettromeccanici.

  • studenti
  • insegnanti
  • Personale
  • Aziende di manutenzione

–       Rilevare i dati temporali di accesso alle strutture e memorizzarli su piattaforme web al fine di garantirne la consultazione al personale amministrativo o ai genitori degli studenti.

–       Fornire strumenti per automatizzare la prenotazione dei pasti mensa e la gestione delle ordinazioni in tutte le sue fasi. Attraverso totem informativi o sistemi automatici di identificazione e interazione.

–       Fornire strumenti per la creazione di borsellini elettronici utilizzabili all’interno di strutture scolastiche.

Risultati:

–       Sicurezza delle strutture e degli individui grazie a sistemi che permettano l’accesso al solo personale autorizzato

–       Automatizzare processi di raccolta dati per la rilevazione presenze e la compilazione in automatico di registri elettronici digitali.

–       Aumento automazione del processo di prenotazione e scelta pasti con una conseguente ottimizzazione delle risorse

–       Automatizzare servizi di pagamento all’interno della struttura scolastica

–       Possibilità di avere in tempo reale reportistiche sul numero di persone presenti nella propria struttura e in questo modo avere un sistema utile anche in caso di situazioni di evacuazione.

Strutture interessate:

–       Asili nido

–       Scuole materne

–       Scuole elementari

–       Istituti superiori

Con l’aumento delle dimensione delle strutture scolastiche e con l’aumento dei servizi che queste strutture mettono a disposizione del proprio personale e dei propri studenti aumentano anche le problematiche di gestione e amministrazione della sicurezza e dei processi interni.

Predisporre un sistema basilare di raccolta dati può portare in futuro ad agevolare situazione che potrebbero diventare critiche.

Soluzioni e tecnologie

  • Procedura d’accertamento della persona (quali tecnologie utilizzare per l’identificazione)
  • Controllo credenziali d’accesso (quali strumenti utilizzare per leggere i dispositivi di identificazione)
  • Tipologia di varchi di accesso (tornelli, semplici porte, nessun tipo di controllo)
  • Software che permette di rielaborare i dati e di fornire una reportistica

Il primo punto da affrontare nell’implementazione di un sistema integrato di controllo accessi e raccolta dati è la scelta della tecnologia di identificazione.

Tecnologia Distanza di lettura Passaggio obbligato* Sicurezza Batteria Usura Costo
magnetico A contatto con la testina si bassa no alta basso
Codice a barre/ qr code Qualche centimetro si Molto bassa no bassa basso
Rfid passivo/ Fino a un metro si Alta no bassa basso
Rfid attivo Decine di metri no Alta si bassa medio
Biometria A contatto si Alta no alta nullo

* per passaggio obbligato si intende la necessità che l’utente transiti da una particolare area

A seconda della scelta del tipo di tecnologia di identificazione verranno utilizzati terminali di lettura specifici. Se la struttura da monitorare è composta da più di un ingresso saranno utilizzati tanti terminali di lettura quanti i varchi di accesso.

La rilevazione presenze e l’integrazione con il registro scolastico elettronico

Tutti i dati di presenza verranno messi a disposizione su portale web per prmettere la consultazione sia dal personale docente che dai genitori. La realizzazione vera e propria di un registro elettronico di presenze con eventuali giustificazioni di assenze e di ritardi è un’integrazione naturale del sistema di rilevazione presenze.

La gestione mensa

Prenotazione pasti e gestione mensa automatizzataIn strutture in cui è presente una mensa il sistema di controllo è in grado di mettere a disposizione in tempo reale i dati di prenotazione ai servizi mensa scolastici. Inoltre attraverso particolari totem informativi è possibile mettere a disposizione un sistema per la scelta del pasto e la conseguente sua prenotazione.

Il borsellino elettronico

Sempre attraverso l’uso di tessere rfid o altri mezzi di identificazione personale è possibile implementare un vero e proprio borsellino elettronico per effettuare pagamenti all’interno delle strutture di interesse. Il borsellino elettronico può essere utilizzato per pagare servizi, pasti e altri beni all’interno dell’istituto.

Gestione evacuazioni

In caso di incidenti sarà possibile avere in tempo reale un report su quanti studenti sono presenti all’interno dell’edificio.

Scegliere di realizzare un sistema integrato di controllo accessi può portare enormi benefici sia in in sicurezza che in ambito di controllo delle proprie risorse. Attraverso software web based sarà possibile accedere a tutti i dati di interesse raccolti.

http://www.rivettasistemi.com

Il lavoro, uno dei maggiori costi per l’industria può essere gestito in modo proattivo

Efficienza della forza lavoro e gestione delle presenze

Le industrie che nei giorni nostri vogliono continuare ad avere successo devono essere in grado di trovare modi creativi ed efficaci per controllare i costi e raggiungere i risultati economici previsti. Per le imprese che hanno una forza lavoro estesa e diversificata il modo più efficace per aumentare la produttività e l’efficienza è quello di gestire al meglio la forza lavoro con sistemi di gestione presenze automatizzati.

Per vincere la sfida di fare di più spendendo di meno e rimanere competitivi,  molte aziende stanno portando avanti iniziative concentrate nell’eliminare tutti gli sprechi che coinvolgono i processi di produzione. Queste iniziative possono essere applicate anche nella gestione della forza lavoro.

Attraverso un sistema di rilevazione presenze automatico, le organizzazioni sono in grado di automatizzare completamente il processo di gestione degli orari di lavoro, garantendo un’accurata amministrazione nella gestione dei ritardi,  assenze, permessi, straordinari e ferie. Avendo accesso in tempo reale a queste informazioni, il personale amministrativo avrà a disposizione un report accurato dei propri dipendenti  consentendo loro di avere una visione sulle esigenze di produzione.

Ottimizzare l’efficienza della forza lavoro

La rilevazione automatica delle presenze aiuta l'azienda a risparmiare soldiRiconoscendo che l’avere una visione completa e precisa sullo stato della propria forza lavoro aiuta a migliorare la produttività e aiuta a ridurre i costi, molte aziende stanno decidendo di sostituire le pratiche manuali di gestione delle presenze con sistemi automatizzati, generando miglioramenti in tutti i settori  dell’organizzazione.
I manager possono confrontare le ore di lavoro dei dipendenti ( quindi il costo della forza lavoro) con la produttività o con determinate esigenze di budget. Grazie a questi dati il personale amministrativo è in grado di sapere se il dipendente con delle determinate qualifiche lavora nel posto giusto al momento giusto. Nello stesso tempo il sistema assicura che le ore di lavoro siano accuratamente registrate per far si che il dipendente
sia pagato correttamente.
Il lavoro: un costo controllabile

La riduzione degli errori nel calcolo delle ore di lavoro è solo uno dei fattori decisivi nella scelta di utilizzare  un sistema di rilevazione delle presenze informatizzato.
L’errore umano dovuto al calcolo manuale dei cartellini presenze cartacei è un fattore di spreco enorme per le aziende sia in termini economici sia intermini di tempo. Si stima che per l’analisi di un cartellino ci voglia una media di 5 minuti, per un’azienda di 100 dipendenti vengono spese piu 8 ore di lavoro per il conteggio delle ore di lavoro nel periodo di paga.

Un altro motivo per implementare nella propria realtà un sistema di gestione degli orari informatizzato è quello di mitigare il “furto di tempo”. Cioè i ritardi non giustificati  e la pratica della timbratura da parte di altre persone che aiutano lavoratori in
ritardo timbrando il loro cartellino.

Massimizzare la produttività dei dipendenti per soddisfare le esigenze di produzione

Le imprese hanno bisogno di utilizzare la persona giusta al posto giusto al momento giusto. In un ambiente industriale, i dati di un programma di produzione comprendono, le competenze, la formazione e le certificazioni degli operatori.

Una gestione efficace nella pianificazione del lavoro  (in particolare assenze e ritardi) ha un forte impatto sulla produttività dei dipendenti. La capacità dei datori di lavoro di pianificare in anticipo le assenze (come le ferie) offre vantaggi per il lavoratore e per l’azienda assicurando cosi che i flussi di lavoro e di produzione rimangano costanti quando i dipendenti sono assenti per lunghi periodi.

Adottando un approccio automatizzato all’analisi e gestione delle presenze dei dipendenti, le aziende acquisiscono una visione in tempo reale sulla disponibilità della forza lavoro e sulle richieste di produzione. Questo consente ai manager di reagire rapidamente ai cambiamenti inaspettati aumentando la reattività nella pianificazione e programmazione.

La forza lavoro è in movimento, le aziende devono essere mobili

I lavoratori sono mobili, le aziende devono essere mobiliUna delle principali tendenze che interessa tutti i settori, compresa l’industria, è l’aumento della mobilità dei lavoratori, cioè l’impiego di una forza lavoro sempre più remota o virtuale. Dai lavoratori in una fabbrica, a quelli che operano fuori sede ai conducenti di mezzi che trasportano merci la forza lavoro di oggi è in movimento. Questa mobilità deve essere accompagnata da una presenza costante delle infrastrutture aziendali utilizzando smartphone e telefoni cellulari.

L’accesso mobile ai software di rilevazione presenze

Se la tua azienda ha in programma di studiare soluzioni di automatizzazioni nella gestione delle presenze, considera se le esigenze comprendono anche l’integrazione con dispositivi mobili come gli smartphone. Le applicazioni mobili sono la tecnologia di prossima generazione che migliora ulteriormente l’efficienza e l’efficacia di molti processi aziendali, consentendo ai lavoratori di portare l’ufficio con sè, piuttosto che aspettare di tornare in ufficio per accedere alle applicazioni aziendali. Questi dispositivi mobili consentono ai lavoratori di trasformare i tempi di inattività in tempo di
attività, e compiere operazioni di amministrazione anche durante l’assenza dal proprio ufficio.

Restare sempre un passo avanti

Le industrie che decidono di aggiornare i propri sistemi implementando soluzioni di gestione delle presenze automatizzate otterranno numerosi vantaggi.  Passando a una soluzione automatizzata, le organizzazioni sapranno migliorare la loro
capacità di gestire in modo proattivo la propria forza lavoro, aumentando cosi l’efficienza e il risparmio.

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Perchè investire in un impianto di rilevazione presenze

Che cosa è un sistema di gestione delle presenze?

Un sistema di gestione delle presenze è uno strumento informatico che cerca di automatizzare il processo di rilevazione e gestione delle ore di lavoro. La lettura dei dati di ingresso e uscita, la gestione delle richieste dei dipendenti e la gestione delle assenze rappresentano tutti i diversi aspetti di un sistema di gestione delle presenze.

Perché investire in un sistema di rilevazione presenze?

– Risparmiare denaro

Un sistema di gestione delle presenze è indispensabile nel caso in cui si voglia risparmiare il denaro. Per esempio, un sistema di rilevazione presenze calcola automaticamente l’importo esatto da versare ai dipendenti in base al numero di ore lavorate. L’alternativa ad un sistema automatizzato sarebbe il calcolo del libro paga manuale, che è soggetto a errori di calcolo umano.

– Migliora il morale in azienda, l’ “amico timbratore”
Spesso accade che i normali cartellini cartacei vengano utilizzati da lavoratori a cui non Far timbrare la presenza a un amicosono assegnati per “aiutare” il collega che non arriva in orario, questa pratica è detta “amico timbratore (buddy punching)”. Grazie all’utilizzo di badge personali o di tecniche biometriche è possibile limitare questa pratica avendo una conseguente aumento del morale in azienda.

– Migliora la produttività

I responsabili della gestione del personale spesso trascorrono una grande quantità di tempo in attività amministrative, quali l’approvazione delle richieste di permessi dei dipendenti, la creazione di programmi, la generazione di report della forza lavoro.Queste attività vengono assorbite in modo automatico da parte del sistema di gestione delle presenze facendo risparmiare tempo ai manager.

Vantaggi di un sistema di rilevazione presenze automatico

Gestione del personale ed eliminazione degli sprechiPer rimanere competitivi, aziende di piccole e medie dimensioni dovrebbero lavorare costantemente per diminuire gli sprechi ed aumentare l’efficienza. Per raggiungere questi obiettivi risulta necessario automatizzare il processo di gestione del personale, iniziando con un sistema di rilevazione presenze automatizzato.

 

Le soluzioni per la rilevazione e la gestione delle presenze costituiscono alcuni dei fattori che possono contribuire all’ottimizzazione dell’efficienza e della produttività della forza lavoro. L’automazione nella gestione del personale rappresenta il salto che le organizzazioni sono tenute a fare per ottenere un maggiore controllo sui propri costi di gestione.

Rilevare le presenze automaticamente

 

 

 

 

 

 

I vantaggi di una soluzione automatizzata: Ridurre gli errori nel calcolo dei salari e ridurre i tempi di elaborazione

Come risparmiare denaro adottando un sistema di rilevazione presenzeLa raccolta automatica dei dati e dei processi e l’interfacciamento con altri pacchetti software, come ERP, riduce la necessità di mantenere le informazioni sui dipendenti all’interno di differenti sistemi organizzativi. Come risultato la quantità di errori che vengono generati nei sistemi manuali di schedulatura e analisi delle presenze vengono eliminati. (vedi ad esempio un sistema con timbra cartellino manuale). Il trasferimento automatico dei dati tra dipendenti, manager e contabili incrementa la precisione, elimina errori di calcolo e riduce possibili rielaborazioni.

In un sistema manuale di rilevazione presenze la gestione degli straordinari e dei permessi viene condotta facendo riferimento a dati su carta, con elevati tempi di analisi delle pratiche, che richiedono attività di controllo, e impiego di strumenti di calcolo e di verifica non automatici.

Eliminare i costi dovuti all’uso di cartellini:
Rilevazione presenze mediante cartelliniUna delle principali fonti di risparmio che le aziende vogliono raggiungere è l’eliminazione della carta necessaria per la memorizzazione dei dati di entrata e uscita dei propri dipendenti. L’eliminazione dei “cartellini” non solo porta a un risparmio fisico inerente l’acquisto dei cartellini ma agevola la procedura di verifica e analisi degli orari.

 

 

Sei una piccola azienda e pensi che l’unico modo per verificare le presenze del tuo personale sia mediante l’uitilizzo di cartellini?
Esistono sistemi semplici e poco costosi per avere reportistiche accurate e flessibili.
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